De acuerdo con Martín Carranza, gerente de Carranza Torres y Asociados, administrar correctamente la información de los clientes permite conocerlos mejor y entender sus necesidades y preferencias.
“Los empresarios deben ser conscientes de que la información es un activo vital para la supervivencia y la competitividad de cualquier organización en la era de internet”, destaca el experto, quien agrega que se deben establecer políticas encaminadas a garantizar el manejo adecuado de la información y su impacto en los diferentes procesos del negocio.
Generalmente las empresas manejan tres fuentes de información: clientes, proveedores y recursos humanos, respecto de las cuales deben cumplirse la normativa sobre la protección de datos privados.
Y es que la falta de control en el manejo de la información es un factor de riesgo, porque la organización podría incurrir en delitos de protección de la información que pueden generar sanciones monetarias de hasta 1.500 salarios mínimos mensuales legales, y la posterior suspensión e inhabilitación de dichas bases.
Fuente: MisiónPyme
Así lo establece la ley 1266 de 2008, cuyo objetivo es proteger los datos de personas y empresas, y que además define las responsabilidades de los administradores de la información y las limitaciones de su uso.
Algunos consejos para administrar bases de datos
-El manejo de la información se debe realizar de una manera estratégica y transparente.
-El uso de datos debe contar con el consentimiento previo y expreso de la persona fuente, para que sean utilizados. A manera de ejemplo: un usuario que haya entregado información a una compañía a través de un formulario web, debe autorizar los usos que puedan hacerse de la misma.
-Se debe tener sistemas de protección de la información, para evitar que personas inescrupulosas, e incluso los mismos empleados la extraigan y hagan uso fraudulento de la misma.
-Diseñar un reglamento sobre el uso de las herramientas informáticas, esto permite definir políticas prácticas y adecuarlas de cara al futuro, conforme con las distintas reglamentaciones que existan en la materia.
-Capacitar al personal sobre el uso correcto de las herramientas. Así mismo se recomienda celebrar contratos de confidencialidad que garanticen el resguardo y la protección de los datos.
-Asignar una persona para que se encargue exclusivamente de gestionar todo lo relacionado con las políticas de manejo y uso de la información, es fundamental.
Cómo administrar una base de datos
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